Distruzione dei verbali cds

Buongiorno, questo ufficio di Polizia Locale vorrebbe procedere allo scarto d'archivio secondo quanto previsto dalle indicazioni ricevute dalla Sopraintendenza archivistica della nostra Regione Emilia-Romagna.

Dovendo procedere anche alla distruzione dei verbali al Codice della strada, in particolare a quelli pagati e quelli archiviati e/o conclusi a seguito di ricorso, ecc. i quali, ai sensi dell'art. 387/c. 3 cds devono essere conservati per 5 anni e poi distrutti.

Il problema che ci siamo posti è l'eliminazione del file digitale all'interno dei programmi gestionali, o meglio, non tanto del file completo, ma quanto meno il riferimento per ognuno di quei verbali di cui sopra ai dati relativi al trasgressore/obbligato in solido, targa veicolo, e quant'altro eventualmente che costituisca dato personale che non abbiamo più motivo di conservare.

Il punto è che a quanto pare, sentita la ditta che ci fornisce il gestionale, nessuno gli ha mai chiesto una cosa del genere e non sanno come eventualmente operare. La nostra preoccupazione è evitare che nell'eventualità si verifichi un data breach non essere ritenuti responsabili per la conservazione di dati che non dovremmo conservare.

Avete consigli in merito, o conoscete una procedura da seguire?

Se la ditta non intendesse procedere con le nostre richieste di eliminazione di certi dati potrebbe essere sufficiente per noi aver inviato una richiesta in tal senso di eliminare tutti i riferimenti a dati personali di quei verbali?

Grazie.